Tùy chỉnh với 4 Google Script giúp cho Google Sheets dễ sử dụng hơn

0

Đầu tiên

Google Sheets là một phần của Google Suite và cho đến nay là một trong những công cụ miễn phí mạnh mẽ nhất. Nó cho phép bạn theo dõi, phân tích hoặc ghi lại bất cứ điều gì bạn có thể tưởng tượng. Điều làm cho công cụ này trở nên mạnh mẽ hơn nữa là việc sử dụng Google Script để tăng cường khả năng của Google Sheets.

Viết mã trong Google Sheets có thể nghe hơi đáng sợ. Bạn có thể nghĩ rằng bất cứ điều gì liên quan đến từ “script” sẽ đòi hỏi kiến ​​thức lập trình nâng cao. Nhưng điều đó không đúng trong trường hợp này.

Chúng ta hãy xem một số tập lệnh Google Sheets thú vị có thể giúp bạn tăng năng suất.

Tập lệnh Google Sheets là gì?

Các tập lệnh Google Sheets là các đoạn mã bạn có thể viết bên trong Google Sheets, để cung cấp năng lượng cho các trang tính của bạn. Các tập lệnh Google Sheets được viết bằng JavaScript và vì JavaScript ngày càng trở nên phổ biến, bạn có thể đã quen với nó.

Viết Google Script rất giống với viết VBA trong Microsoft Excel để tạo chương trình. “Linh hồn” của các tập lệnh trong Google Sheets là Tập lệnh Google Apps và cũng hoạt động với các dịch vụ khác của Google. Dưới đây là 4 tập lệnh thực sự chứng minh sức mạnh của họ trong Google Sheets.

1. Tạo chức năng tùy chỉnh của riêng bạn

Một trong những cách dễ nhất để tạo Google Script có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm Google Sheets của bạn là tạo các chức năng tùy chỉnh. Google Sheets đã cung cấp một danh sách dài các chức năng. Bạn có thể thấy những cái phổ biến nhất bằng cách nhấp vào biểu tượng Menu> Chức năng.

Nhấp vào biểu tượng Menu> Chức năng”/></figure><p>Nhấn vào nó <strong>Thêm chức năng</strong> hiển thị cho bạn một danh sách dài các hàm toán học, thống kê, tài chính, văn bản, kỹ thuật, v.v. Tuy nhiên, Google Script cung cấp cho bạn sự linh hoạt để tạo các công thức được cá nhân hóa của riêng bạn. .</p><div style=
☑️ Xem thêm:  Hướng dẫn cách xóa nhiều sheet excel cùng một lúc

Ví dụ: giả sử bạn thường nhập thông tin từ bộ điều chỉnh nhiệt kỹ thuật số khi làm việc, nhưng bộ điều chỉnh nhiệt được đặt theo đơn vị Celsius (° C). Bạn có thể tạo công thức tùy chỉnh của riêng mình để chuyển đổi Celsius thành Fahrenheit (° F), vì vậy chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể tự động chuyển đổi tất cả các giá trị đã nhập.

Để tạo chức năng tùy chỉnh đầu tiên, bạn sẽ cần mở trình soạn thảo Script. Để làm điều này, bấm vào Công cụ> Trình chỉnh sửa tập lệnh.

Nhấp vào Công cụ> Trình chỉnh sửa Tập lệnh”/></figure><p>Bạn sẽ thấy màn hình dự án nơi bạn có thể viết mã JavaScript của mình.</p><figure class=Viết mã JavaScript

Ở đây, thay thế những gì trong cửa sổ này bằng chức năng tùy chỉnh của riêng bạn. Tên hàm giống như tên bạn sẽ Start nhập vào một ô trong Google Sheets sau biểu tượng “=” để gọi công thức. Một chức năng chuyển đổi Celsius thành Fahrenheit sẽ trông như thế này:

function CSTOFH (input) {
 
 return input * 1.8 + 32;
 
 }

Dán chức năng trên vào cửa sổ mã, sau đó chọn File> Lưu, đặt tên loại “CelsiusConverter” và bấm vào OK đã nhận nó

Đó là tất cả để có nó! Bây giờ, khi bạn muốn sử dụng chức năng mới của mình, bạn nhập biểu tượng = = Tiếp theo là chức năng, với số lượng đầu vào để chuyển đổi:

Nhập ký hiệu = theo sau là hàm, với số lượng đầu vào được chuyển đổi

nhấn Enter để xem kết quả

Nhấn Enter để xem kết quả

Tất cả các hoạt động được hoàn thành! Bạn có thể nhanh chóng xem cách viết bất kỳ công thức tùy chỉnh nào bạn cần để phù hợp với Google Sheets.

Xem thêm: Microsoft trì hoãn nâng cấp Windows 10 vì màn hình xanh của vấn đề tử vong (BSOD)

2. Biểu đồ được tạo tự động

Giả sử bạn phải làm việc với một bảng dữ liệu mới mỗi tháng. Nếu bạn muốn tự động tạo biểu đồ bằng dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo một hàm, sẽ tạo một biểu đồ mới dựa trên dữ liệu trong sổ làm việc hiện đang mở.

Ví dụ: bạn là giáo viên và vào cuối năm, bạn có một bảng tính cho mỗi học sinh với một danh sách điểm kiểm tra hàng tháng:

Biểu đồ tự động tạo

Những gì bạn muốn làm là chạy một chức năng duy nhất trên bảng tính này và tạo một biểu đồ trong vài giây. Kịch bản để làm điều này là như sau:

function GradeChart()
 
 { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); }

Bây giờ, mở bảng tính của mỗi học sinh và nhấp vào biểu tượng Chạy trong menu Google ScScript để tự động tạo biểu đồ.

☑️ Xem thêm:  Hướng dẫn bán áo thun online (T-shirt Business)
Bấm vào Chạy

Bất cứ khi nào bạn nhấp vào biểu tượng Chạy, tập lệnh bạn đã tạo trên bảng tính (mở trong tab trình duyệt hiện tại) sẽ được kích hoạt.

Loại chức năng biểu đồ được tạo tự động thực sự có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian

Đối với các báo cáo mà bạn phải tạo thường xuyên, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng, loại biểu đồ chức năng tự động tạo có thể thực sự giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Xem thêm: Cách kiểm tra pin trên laptop chạy Windows

3. Tạo menu tùy chỉnh

Điều gì xảy ra nếu bạn không muốn mở tập lệnh để tự động tạo biểu đồ đó? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thích sự tiện lợi khi có chức năng đó trong tầm tay, trên hệ thống menu, ngay trong Google Sheets? May mắn thay bạn cũng có thể làm điều đó.

Để tạo một menu tùy chỉnh, bạn cần “nói” bảng tính để thêm một mục menu mới mỗi khi nó mở. Bạn làm điều này bằng cách tạo ra một chức năng onOpen () trong cửa sổ Script Editor trên hàm Tốt nghiệp bạn vừa tạo:

function onOpen() {
 
 var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
 
 var menuItems = [
 
 { name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' }
 
 ];
 
 spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems);
 
 }

Lưu tập lệnh và sau đó tải lại bảng tính. Bạn sẽ phát hiện ra rằng mục menu mới hiện hiển thị với tên bạn đã chỉ định như trong tập lệnh. Nhấp vào menu và bạn sẽ thấy mục menu cho chức năng của bạn.

Nhấp vào menu và bạn sẽ thấy mục menu cho chức năng của bạn

Nhấp vào mục menu và nó sẽ chạy chức năng tương tự như khi bạn nhấn biểu tượng Chạy từ trong trình chỉnh sửa Google ScScript!

Xem thêm: Cách thêm hiệu ứng tuyết rơi đơn giản trên blog và trang web wordpress

4. Gửi báo cáo tự động

Ví dụ về tập lệnh cuối cùng trong bài viết này sẽ gửi email từ bên trong Google Sheets.

Cách này có thể hữu ích nếu bạn đang quản lý một nhóm lớn người và có nhiều email để gửi về cùng một chủ đề.

Bạn có thể đã thực hiện đánh giá hiệu suất cho từng thành viên trong nhóm và ghi lại nhận xét đánh giá của bạn cho từng người trên trang tính Google.

Sẽ thật tuyệt nếu chỉ cần chạy một kịch bản và để những bình luận đó tự động gửi qua email cho 50 hoặc 60 nhân viên cùng một lúc mà không cần bạn phải tạo tất cả các email riêng lẻ đó, phải không? Đó là sức mạnh của Google Scripting.

☑️ Xem thêm:  Cách cắt video trên windows mà không cần cài đặt thêm phần mềm

Tương tự như cách bạn tạo các tập lệnh ở trên, bạn sẽ tạo tập lệnh bằng cách vào trình chỉnh sửa Tập lệnh và tạo một hàm có tên sendEmails (), như sau:

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 
 var startRow = 2; // First row of data to process
 
 var numRows = 7; // Number of rows to process
 
 var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3)
 
 var data = dataRange.getValues();
 
 for (i in data) {
 
 var row = data[i];
 
 var emailAddress = row[1]; // Second column
 
 var message = row[2]; // Third column
 
 var subject = "My review notes";
 
 MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
 
 }
 
 }

Giả sử bạn có một bảng tính được sắp xếp như thế này.

Giả sử bạn có một bảng tính được sắp xếp như thế này

Kịch bản trên sẽ hoạt động trên mỗi hàng trong bảng tính và gửi email đến địa chỉ trong cột thứ hai với thông báo bạn đã nhập vào cột thứ ba.

Hàm gửi email trong Google ScScript là một trong những chức năng mạnh mẽ nhất trong Google ScScript, bởi vì nó mở ra một thế giới tự động hóa email giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Tập lệnh này cho bạn thấy sức mạnh thực sự của Google Apps Scripting, kết hợp Gmail với Tập lệnh Google Sheets để tự động hóa một tác vụ. Mặc dù bạn đã thấy các tập lệnh hoạt động trên Google Sheets, nhưng tốt nhất bạn nên tận dụng sức mạnh của việc tạo tập lệnh trên Google Suite. Để triển khai chi tiết hơn, vui lòng tham khảo bài viết: Cách gửi email tự động trong Google Sheet bằng Google Script.

Điều mà tất cả các Tập lệnh Google tự động này cho bạn thấy là chỉ với một vài dòng mã đơn giản, Google Script có khả năng tự động hóa một phần hoặc hoàn toàn Google Sheets.

Các chức năng này có thể được thiết lập để chạy theo lịch trình hoặc bạn có thể chạy chúng theo cách thủ công bất cứ khi nào bạn muốn kích hoạt chúng. Google Script có thể tự động hóa các tác vụ nhàm chán như gửi email hoặc gửi hóa đơn từ Google Sheets.

Hy vọng bạn thành công.

Leave A Reply

Your email address will not be published.