Hướng dẫn cách gửi Email tự động trong Google Sheet bằng Google Script thật đơn giản

0

Google Script là một công cụ mạnh mẽ được sử dụng để tự động hóa nhiều tác vụ trong Google như Sheets và Docs. Và bây giờ khả năng tự động gửi email làm cho nó trở thành một công cụ mạnh mẽ hơn.

Nếu bạn là nhân viên hàng tháng, bạn phải gửi hàng tá email cho sếp bằng các công thức tính toán tự động trong Google Sheets hoặc bạn là người quản lý phải mất hàng giờ để gửi email cho các thành viên trong nhóm, vì vậy chức năng Google Script sẽ giúp bạn hoàn thành việc này nhiệm vụ và nhiều hơn nữa.

Chỉ cần dành thời gian theo dõi và làm theo các hướng dẫn trong bài viết này, bạn sẽ không bao giờ phải gửi dữ liệu theo cách thủ công nữa. Hãy để Google Script là “trợ lý cá nhân” của bạn để thực hiện tất cả công việc cho bạn.

Tạo một bảng tính để gửi Email

Bước đầu tiên là thiết lập một bảng tính với tên, địa chỉ email và tin nhắn cho những người bạn muốn gửi email.

Ví dụ: bạn tạo bảng thông báo để tự động nhập tất cả các bài viết được xuất bản trong tháng từ công cụ Google Analytics. Sau đó tạo một tờ “Tất cả các tác giả” tóm tắt các bài báo được xuất bản cho mỗi tác giả và hiện gửi cho mỗi tác giả một email với số bài viết của họ.

Để Start, hãy tạo bảng email đặc biệt của bạn bằng cách thêm một trang tính mới vào bảng tính hiện tại và đặt tên là “Gửi email”.

Tạo một hình ảnh gọi là Gửi email

Trên trang Gửi email mới này, bạn sẽ tạo các tiêu đề. Mỗi hàng trong bảng tính này sẽ đại diện cho một email cá nhân sẽ được gửi. Trong ví dụ trên, bảng tính bao gồm tên, địa chỉ email của người nhận và một thông báo được đặt bên trong tập lệnh.

☑️ Xem thêm:  Cách chặn cuộc gọi và tin nhắn trên Android
Tạo một tiêu đề trong bảng gửi email

Bạn có thể tạo một email có kích thước và cấu trúc bất kỳ bằng cách sử dụng các cột để hợp nhất thông tin cố định và thay đổi.

Thay đổi kích thước và cấu trúc email

Thông tin cố định chỉ là văn bản được nhập vào ô và không thay đổi từ tháng này sang tháng khác. Nó chỉ là một phần của email luôn được lưu giữ. Tuy nhiên, đối với dữ liệu bạn muốn thay đổi mỗi tháng, bạn có thể chèn các hàm nhập dữ liệu có liên quan từ bất kỳ bảng tính nào khác trong bảng tính của mình.

Thay đổi thông tin từ các bảng tính khác trong bảng

Điều chúng tôi muốn ở đây là, bất cứ khi nào bạn mở bảng tính để xem xét báo cáo tự động, bạn có thể nhấp vào mục menu để gửi email cho Google Script và gửi kết quả cho mọi người. Bạn sẽ thấy hướng dẫn để tùy chỉnh mục menu mới ở cuối bài viết.

Khi bạn hoàn thành việc tạo bảng tính, nó sẽ trông giống như hình ảnh bên dưới:

Ví dụ về tạo bảng tính

Sau khi tạo bảng tính với tất cả các email cá nhân của bạn, bước tiếp theo là viết một tập lệnh!

Xem thêm: Tùy chỉnh với 4 Google Script để giúp Google Sheets dễ sử dụng hơn

Viết kịch bản để gửi email tự động

Để viết srcipt, bạn cần sử dụng trình chỉnh sửa tập lệnh. Chọn Công cụ> Biên tập kịch bản.

Chọn Trình chỉnh sửa tập lệnh bên dưới menu Công cụ

Trình chỉnh sửa tập lệnh giống như hình ảnh bên dưới. Chọn tạo chức năng mới ở trên cùng bên phải.

Cửa sổ biên tập script

Sao chép và dán tập lệnh này vào phần viết kịch bản.

function sendArticleCountEmails() { var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); ss.setActiveSheet(ss.getSheetByName("Send-Emails")); var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var dataRange = sheet.getRange("A2:F4"); var data = dataRange.getValues(); for (i in data) { var rowData = data[i]; var emailAddress = rowData[1]; var recipient = rowData[0]; var message1 = rowData[2]; var message2 = rowData[3]; var parameter2 = rowData[4]; var message3 = rowData[5]; var message="Dear " + recipient + ',nn' + message1 + ' ' + message2 + ' ' + parameter2 + ' ' + message3; var subject="Your article count for this month"; MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message); } }

Kịch bản này có vẻ khá phức tạp, nhưng thực sự không phải tất cả. “Phân tích” nó để biết chính xác từng dòng nói gì.

Xem thêm: Cách bẻ Key mật khẩu Excel 2007/2010 mà không cần phần mềm

Mã chia

Để chức năng này hoạt động chính xác, bạn cần đảm bảo rằng bảng tính lưu trữ tất cả thông tin email của bạn dưới dạng bảng tính hiện tại. Nếu không, các bước sau đây không thể được thực hiện. Đó là lý do tại sao hai dòng mã này xuất hiện:

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); ss.setActiveSheet(ss.getSheetByName("Send-Emails"));

Tiếp theo, trích xuất tất cả dữ liệu từ bảng tính. Hàm tờ.GetRange () sẽ lấy thông tin từ bất kỳ phạm vi nào bạn nhập trong dấu ngoặc kép. Tiếp theo, chức năng dataRange.getValues ​​() sẽ trích xuất các giá trị và lưu trữ chúng thành một mảng hai chiều được gọi là data

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var dataRange = sheet.getRange("A2:F4"); var data = dataRange.getValues();

Bây giờ tất cả dữ liệu được lưu trữ trong một mảng, bạn có thể lặp lại bằng cách sử dụng một vòng lặp cho. Mỗi phần tử của mảng là một hàng chứa một phần của các phần tử cột. Bạn có thể tham khảo mỗi cột theo số.

var rowData = data[i]; var emailAddress = rowData[1]; var recipient = rowData[0]; var message1 = rowData[2]; var message2 = rowData[3]; var parameter2 = rowData[4]; var message3 = rowData[5];

Như bạn thấy ở trên, các phần tử cột được kéo vào một mảng một chiều được gọi là hàngData. Sau đó di chuyển đến cột thứ hai (để lấy địa chỉ email) bằng cách tham khảo hàngData [1], phần tử thứ hai của mảng (phần tử đầu tiên của mảng luôn bằng 0).

☑️ Xem thêm:  Cách chèn công thức toán học vào Word 2016

Bước tiếp theo là hợp nhất tất cả các phân đoạn của thông điệp vào phần thân của email. Bạn có thể chỉnh sửa định dạng nội dung email bằng cách sử dụng các ký tự n để trở lại đầu dòng. Đây là mã để nối các đoạn tin nhắn:

var message="Dear " + recipient + ',nn' + message1 + ' ' + message2 + ' ' + parameter2 + ' ' + message3;

Nhân vật + là lệnh tham gia. Bạn đặt văn bản tĩnh bên trong dấu ngoặc đơn. Vì vậy, thông điệp này được đặt cùng nhau bằng cách đặt các từ “Kính thưa” ở phía trước biến của người nhận (lưu ý “kính thưa Có một không gian).

Tiếp theo, bạn thêm hai ký tự n ở cuối tin nhắn thành hai đoạn. Tiếp theo, thêm đoạn tin nhắn đầu tiên, khoảng trắng, đoạn tin nhắn thứ hai, khoảng trắng, biến sẽ được đưa vào tin nhắn mỗi tháng và cuối cùng là phần cuối của tin nhắn.

☑️ Xem thêm:  Cách chặn bình luận trên Instagram

Bạn có thể có nhiều phần tin nhắn hơn bằng cách sử dụng nhiều cột hơn để tạo toàn bộ tin nhắn trong mỗi phần.

Hai dòng mã cuối cùng để đặt chủ đề của email (có thể bao gồm dữ liệu từ bảng tính nếu bạn muốn) và dòng cuối cùng là gửi email ().

Xem thêm: Apple vừa cho phép cập nhật firmware cho AirPods 2 và AirPods Pro để giúp sửa lỗi và các cải tiến khác

Cách kích hoạt tập lệnh

Quay trở lại cửa sổ Script Editor, chỉ cần tìm kiếm chức năngmở“. Nếu chức năng này khả dụng, bạn sẽ thấy một loạt mã bên trong dấu ngoặc đơn. Di chuyển xuống dưới cùng của mã và chèn các dòng sau:

var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive(); var menuItems = [ {name: 'Send Emails', functionName: 'sendArticleCountEmails'} ]; spreadsheet.addMenu('Send Emails', menuItems);

Chỉ cần chắc chắn nhập đúng tên của hàm trong dấu ngoặc đơn cho tham số Tên chức năng. Điều này sẽ tải mục menu tùy chỉnh vào bảng tính mỗi khi bạn mở trang.

Chọn mục menu

Bây giờ, khi bạn muốn mở bảng tính hàng tháng để xem lại tất cả dữ liệu, bạn chỉ cần nhấp vào mục menu để gửi email. Điều này sẽ chạy chức năng mới và gửi tất cả các email cho bạn. Một công việc có thể mất vài giờ nhưng bây giờ chỉ cần một cú nhấp chuột!

Google Script giúp bạn tiết kiệm thời gian

Đây chỉ là một trong nhiều cách bạn có thể sử dụng Google Script để tự động hóa mọi thứ. Mặc dù thiết lập tự động hóa ban đầu mất một chút thời gian, nhưng mỗi phút bạn dành để thiết lập sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ sau đó. Chỉ cần nghĩ về những điều tuyệt vời bạn có thể làm với những giờ đó, và đừng ngần ngại thử ngay hôm nay!

Leave A Reply

Your email address will not be published.