4 mẹo hay sử dụng Google Sheets để giúp ích cho công việc

0

Đầu tiên

Nó quen thuộc với Google Sheets, nhưng bạn có quen với việc sử dụng không?

Mặt trời có mũ, mưa có ô, cúm có thuốc và làm việc tại nhà, Google Sheets! Google Sheets là một ứng dụng Google có chức năng tương tự như Excel của Microsoft nhưng vượt trội hơn khi cho phép chúng tôi làm việc và chia sẻ online với nhiều người mà không gặp rắc rối với quá trình tải xuống.

Những lời khuyên sau đây sẽ giúp những người quen thuộc với phần mềm này cải thiện kỹ năng của họ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp!

1. Hạn chế quyền truy cập của người dùng

Có lẽ bạn không lạ gì việc chia sẻ File Google Sheet cho nhiều người. Nhưng hơn thế nữa, với ứng dụng này, chúng tôi có thể dừng hoặc giới hạn chia sẻ với một số cá nhân nhất định, thậm chí cho phép họ truy cập bảng tính chỉ trong một khoảng thời gian cụ thể.

Tính năng này phù hợp với những phụ nữ không muốn người khác có thể xem lại thông tin vô thời hạn hoặc chuyển dữ liệu nội bộ ra ngoài.

Trong giao diện của Google Sheets, chúng tôi nhấp vào nút CHIA SẺ để có thể chia sẻ, thêm các tài khoản khác để hoạt động trên cùng một File. Sau khi nhấp vào nút CHIA SẺ, cửa sổ cài đặt chia sẻ (Chia sẻ với người khác) sẽ xuất hiện như sau:

☑️ Xem thêm:  Cách ghim ghi chú trên ứng dụng Ghi chú iOS 11
 Nhân viên Office khôn ngoan phải bỏ túi 4 Google Sheets này để làm việc hiệu quả hơn! - Hình 2.

Xem thêm: Cách hợp nhất các ô trong Google Sheets

Phần này bao gồm:

Mọi người: Tên của người hoặc địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ. Tên ở đây có thể là tên bạn đã đặt cho tài khoản google drive của ai đó.

Hình dạng bút: Đặt quyền cho người chia sẻ. Quyền này bao gồm:

 Nhân viên Office khôn ngoan phải bỏ túi 4 Google Sheets này để làm việc hiệu quả hơn! - Hình 3.

Có thể chỉnh sửa: Có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong File (hình ảnh bút)

Có thể bình luận: Bạn có thể thêm ý kiến ​​và nhận xét vào File, nhưng bạn không thể chỉnh sửa nội dung của File.

Có thể xem: Chỉ có quyền xem mà không cần bình luận hoặc chỉnh sửa nội dung (hình ảnh mắt)

2. Đặt thông báo khi ai đó thay đổi thông tin trên bảng tính

Để theo dõi các hoạt động của người khác trên bảng tính của bạn, hãy bật thông báo qua email. Ngoài ra, bạn có thể chọn gửi email cập nhật ngay lập tức hoặc khi số liệu thống kê thay đổi hàng ngày. Đây là một cách tuyệt vời để các nhà quản lý giám sát và giám sát công việc của nhân viên, phải không?

Đang làm:

1. Mở bảng tính trong Google Sheets trên máy tính của bạn.

2. Ở trên cùng, nhấp vào phần Công cụ => Quy tắc thông báo.

3. Trong cửa sổ xuất hiện, chọn “thời gian” mà bạn muốn nhận thông báo. Thông báo cho bạn khi:

Mọi thay đổi được thực hiện: Đặt thông báo khi ai đó thay đổi bảng tính.

Người dùng gửi biểu mẫu: Đặt thông báo khi ai đó điền vào biểu mẫu. Trong cửa sổ xuất hiện, chọn “tần số” Bạn muốn nhận thông báo.

☑️ Xem thêm:  Cách sử dụng Google Images trên iPhone

4. Thông báo cho bạn bằng cách: Email – thông báo hàng ngày: Gửi tóm tắt hàng ngày về tất cả các thay đổi. Email – ngay lập tức: Gửi email về bất kỳ thay đổi.

5. Nhấp vào phần Tiết kiệm

Xem thêm: Cách thêm hoặc xóa các hàng và cột trong Google Sheet

3. Nhanh chóng phân công công việc cho từng người

Bạn chỉ mất 1 phút để phân công nhiệm vụ cho nhóm bằng cách gắn thẻ email của thành viên (@email) khi thêm nhận xét vào ô bảng tính được chia sẻ. Ngay lập tức, những nhân vật này sẽ nhận được email về nhiệm vụ phải hoàn thành.

Khi mở tài liệu, họ cũng sẽ thấy công việc được giao nằm ở góc trên cùng bên phải và có thể dễ dàng đánh dấu công việc đã hoàn thành.

Các bước thực hiện:

1. Mở File Google trên máy tính.

2. Đánh dấu văn bản, hình ảnh, hộp hoặc slide bạn muốn bình luận.

3. Để thêm một bình luận, đi đến thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng Thêm một bình luận

4. Nhập bình luận của bạn.

5. Trong bình luận của bạn, hãy thêm địa chỉ email (có @ hoặc + trước) của người bạn muốn gửi.

6. Nhấp vào hộp bên cạnh phần “Đưa cho [tên]Giáo dục

7. Nhấp vào phần Đã giao hàng.

Người mà bạn đã chỉ định mục hành động sẽ nhận được email.

4. Tự động thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại với Macros

Macro là một tính năng mới của Google Sheets giúp tăng tốc các hoạt động của bảng tính bằng cách ghi nhớ và tự động thực hiện các hành động chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc tổ hợp phím tắt. Bạn có thể thiết lập một macro để nhanh chóng sắp xếp dữ liệu và thông tin theo các tiêu chí khác nhau mà không cần nỗ lực nhiều!

☑️ Xem thêm:  Hướng dẫn cách cài đặt hình nền động của Google Pixel 4 lên điện thoại Android
 Nhân viên Office khôn ngoan phải bỏ túi 4 Google Sheets này để làm việc hiệu quả hơn! - Hình 4.

Tạo macro:

1. Trên máy tính của bạn, hãy mở bảng tính tại sheet.google.com.

2. Ở trên cùng, nhấp vào mục Công cụ => Macro => Ghi macro.

3. Ở dưới cùng, chọn loại tham chiếu ô mà bạn muốn macro sử dụng:

4. Sử dụng tài liệu tham khảo tuyệt đối: Macro sẽ thực hiện các thao tác trên ô bạn viết ra. Ví dụ: nếu bạn in đậm ô A1, macro sẽ chỉ in đậm ô A1 bất kể bạn nhấp vào ô nào.

Sử dụng các tham chiếu tương đối: Macro sẽ thực hiện các thao tác trên các ô bạn chọn và các ô liền kề. Ví dụ: nếu bạn ghi lại hoạt động in đậm của các ô A1 và B1, macro này có thể được sử dụng để in đậm các ô C1 và D1 vào một thời điểm khác.

5. Hoàn thành nhiệm vụ bạn muốn ghi lại. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp vào mục Tiết kiệm.

6. Đặt tên cho macro, tạo một lối tắt tùy chỉnh và nhấp vào mục Tiết kiệm.

Lưu ý: Khi bạn tạo một macro trong Google Sheets, Tập lệnh ứng dụng sẽ được tạo. Để chỉnh sửa Tập lệnh ứng dụng này, ở trên cùng, nhấp vào Công cụ chỉnh sửa tập lệnh.

(Nguồn CNTT)

Leave A Reply

Your email address will not be published.